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    為什么起床后不能收郵件?

    作者: 阮一峰

    每天早晨打開電腦,你首先做什么?

    我的習慣一直是收郵件。后來,我讀到一篇文章,才震驚地發現,這樣做是十分錯誤的,反映了我控制行為的能力十分低下。英國作家 Richard Whately 說過:

    “在早晨浪費一小時,你得花一整天來彌補。”

    每天早晨,你不應該把收郵件當做起床后的第一件事。

    它會降低效率 #

    對電子郵件毫不關心,其實是一種福氣。如果你手頭有重要的事情急需完成,就不要去收郵件。不收電子郵件,你就不會知道某地又發生了火災,或者某個品牌在搞特賣,或者某個好友推薦的好玩的視頻。你得到的任何新的信息,都能使你分心。

    你一起床,就用30--45分鐘,集中精力去做最重要的事情,然后再去收電子郵件。如果你忍得住,不妨等待更長的時間,可以到午飯后才打開郵箱。只要對其他事情毫不關心,你就能把所有精力集中于手頭的工作。

    它不屬于你的待辦事項 #

    如果你知道自己最重要的事情是什么,或者知道每天應該完成的事情是什么,那么起床后首先就去做。

    說穿了,打開郵箱,那一封封的電子郵件都是別人給你安排的代辦事項。要是這時你去收郵件,很可能你會做別人讓你做的事。每當你打開一封郵件,你就應該衡量一下,是你自己的事情更重要,還是別人的事情更重要。在現實中,又有多少人能夠看到別人的要求,卻堅持去做自己的事呢?

    如果堅持不住,那么最終你忙忙碌碌的,都是別人的任務(即使那只是回復郵件、提供一點意見),而不是你自己的任務。你的時間到底屬于誰?你自己,還是某個給你寫信的人?

    它是缺乏目標的借口 #

    為什么你每天早上第一件事是收郵件?答案往往是因為你不知道你該干什么。

    當你不知道什么事情最優先的時候,你把查看郵件當做自己的當務之急,無法完成那些真正緊要的事情就是你的代價。

    如果你每天早晨習慣性地打開郵箱,真正的問題倒還不是你浪費了查看郵件的時間,而是你不知道自己的高優先性任務是什么,所以才會去做查看郵件那樣的低優先性任務。

    被動與主動 #

    查看郵件的時候,最好的結果是正好收到一封非常重要的郵件,不早不晚,然后你立刻采取相應的行動。但是,這樣的情況很常見嗎?非常少見。

    更常見的情況有兩種。一種比較好的情況是,你沒有收到任何新郵件,也就沒有什么新的事情需要做。但是,不管怎樣,這時你浪費了檢查郵件的時間,你可以減少查看的頻率。你遇到的往往是另一種較壞的情況:你為自己找來了更多的事需要做。因為你在收郵件,所以你開始回復它們,浪費了你本該用來做別的事情的時間。你不是主動地為自己設置一個日程表,新收到的電子郵件迫使你”被動地“行動,迫使你忽略了它們真正的優先性。

    更好的做法是去做那些對自己重要的事情,而不管收件箱里有什么緊急的或者排在前面的郵件。別再浪費你的一舉一動,你要多做生產力比較高的行動。

    尋找借口 #

    有些人盲目地查看郵件(或者微信、微博等類似的浪費時間的網絡行為),經常不是在查找重要的東西,而是在尋找借口,不去做那些必須做的事情。你在尋找理由,告訴自己為什么那些事可以拖到以后做。

    不要落入這種陷阱。不要讓收郵件變成一種你放縱自己的借口。如果你手頭正在做一件事,那就別查看郵件。如果你有不得不做的事情,那就去做它,而且通過查看郵件拖延它。

    沒法設置時間限制 #

    開會是一種很浪費時間的行為,但是大多數情況下,你至少知道會議需要開多久。如果我問你,打開郵箱后,你將在郵件上花費多少時間。你很有可能無法回答,或者低估了耗費的時間。

    查看郵件只需要一分鐘,問題在于你會被隨之而來的事情拖住,無法知道完成那些事情要耗費多久。有時,你在起床后打開郵箱,結果就陷在里面了,直到午飯時才得閑。一天之中,你效率最高的時間是有限的。別讓郵件把你拖住,耗費掉你寶貴的時間。

    它帶來期待 #

    許多人說:“我不得不收郵件!別人期待盡快收到我的回復!”這種說法是不可信的。確實有一些盡快回復的要求,但是它們可能遠不如你想的那么緊急。其次,就算盡快回復是唯一的選擇,你不妨問自己為什么會這樣。

    你知道嗎,為什么別人期待你盡快做出回復?原因可能是,你總是每天一醒來就回復郵件,你自己造成了別人的期望。你越頻繁地查看郵件,人們就越相信你會很快地回復。你不再每天早早地查看郵件,人們也就不再期望你會盡快回復了。

    如果你”必須“收郵件…… #

    如果你必須及時收取郵件,獲得信息,那就限制自己只查看一部分郵件,可以實施下面的規則。

    • 只看有沒有你正在找的東西。最重要的,別看計劃外的東西。帶有目的地去看,有沒有一封特定的人發給你的特定的郵件。
    • 過濾那些不重要的郵件。如果郵件來自一個陌生的地址,那就留到以后看。
    • 設置一個時間限制。規定自己只能用5分鐘收郵件,只找自己想要的那個信息,在行動之前就制定好退出策略。

    郵箱還沒打開的時候,你應該就知道以下情況應該怎么辦:1)那封郵件已經到了;2)它還沒到;3)你想要的信息不夠完整。

    不管怎樣,別被動地做出反應,而要主動地想好針對不同的結果,做出怎樣的行為。

    最后生成于 2018-7-9 08:15:49

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